Policy for tilbakekallelse, innsnevring og suspensjon av sertifikat 

Dovre Sertifisering forholder seg konsekvent til internasjonale standarder og regelver i forhold til suspensjon, tilbaketrekking og innsnevring av sertifikater, og denne politikken med tilhørende rutiner skal bidra til å sikre vår profesjonalitet og objektivitet i behandling av slike saker.

Det kan oppstå forhold i bedriften som gjør at det kan være behov for å suspendere, tilbaketrekke eller innsnevre sertifikatet.

Ved misbruk av sertifikatet:

Misbruk av sertifikatet kan for eksempel være: Ukorrekte referanser av kvalitetssystemet. Villedende markedsføring av kvalitetssystemet i tidsskrifter, kataloger eller at det på annen måte blir misbrukt.

Avdekkede misbruk av sertifikat rapporteres av kontraktsansvarlig/revisor til Daglig leder. Daglig leder skal evaluere graden av misbruk, og om nødvendig skal det iverksettes en kvalitetsrevisjon. Hvis misbruket er av en karakter slik at det kan korrigeres med en avviksrapport og kunden er villig til å gjøre korrektiver, skal det utstedes en avviksrapport med korrigerende tiltak. Hvis misbruket er av en slik karakter at det er nødvendig å tilbaketrekke sertifikatet skal dette meddeles kunden. Først utstedes en avviksrapport som sendes i til kunden. Kunden vil da ha 10 arbeidsdager til å korrigere eller skriftlig redegjøre for misbruket. Hvis ingen reaksjon fra kunden skal Daglig leder vurdere om tilbaketrekking eller innsnevring av sertifikatet er nødvendig og eventuelt videresende anmodningen til klage/anke komiteen. Dette skal meddeles kunden etter fristens utløp, og kunden skal da gjøres oppmerksom på at tilbaketrekking av sertifikatet vil bli offentliggjort i DSE publikasjonpå hjemmesiden www.dovresertifisering.no. og i databasen www.certsearch.no. Hvis kunden har innvendinger kan han anke denne avgjørelsen via klageskjema på hjemmesiden.

Suspensjon av sertifikat:

Dersom noen av følgende forhold blir avdekket av DSE skal suspensjon av sertifikat vurderes:

• Vesentlige mangler/avvik avdekket ved periodisk revisjon som viser at styringssystemet i bedriften ikke fungerer. Det vil si at systemet ikke tilfredsstiller krav til sertifisering.
•  Bedriften retter ikke opp avvik innen avtalt tidsfrist, eller tilbakemelding på tiltak er mangelfull i forhold til standardens krav.
•  DSE får ikke gjennomføre periodisk revisjon hos bedriften som avtalt og innenfor kravet om minimum årlige revisjoner.
•  Klager fra tredje part på bedriftens styringssystem. (Dette vil ikke automatisk føre til suspensjon, men vil danne grunnlag for å kunne gjennomføre verifikasjoner hos sertifisert bedrift.)
•  Sertifisert bedrift melder selv fra om vesentlige mangler og ber om suspensjon. (Dette kan være basert på større organisatoriske endringer, salg av bedrift, fusjoner etc.)
•  Andre vesentlige forhold.

Daglig leder i DSE vurderer, og dokumenterer sin beslutning angående suspensjon, ved behov skal det gis beskjed til klage/anke komiteen. I enkelte tilfeller kan suspensjonen gjelde for deler av aktiviteten, eksempelvis et avdelingskontor. Sertifikatets tekst/scope vil da bli redusert tilsvarende dersom forholdet ikke rettes opp innen avtalt tidsfrist. Det vil da bli utstedt nye sertifikat med nytt scope og kunden blir informert om plikten til å kansellere det gamle og kun benytte de nye. Informasjonen blir oppdatert i databasen www.certsearch.no.

Gjelder grunnlag for suspensjon sertifisert bedrifts egne forhold som beskrevet over, vil saksgangen kunne gjennomføres av kundekontakt. Grunnlaget for beslutningen skal meddeles sertifisert bedrift. Suspensjonen skal alltid være tidsbegrenset og maksimum gjelde i 6 mnd. I forbindelse med suspensjon skal DSE informere bedriften om at denne ikke lenger kan markedsføre seg som sertifisert bedrift, og at bedriftens kunder må gjøres oppmerksom på at sertifikatet er suspendert. Informasjon om suspenderte sertifikater skal synliggjøres i DSEs publikasjoner og er tilgjengelig for tredjepart på databasen www.certsearch.no.

Tilbaketrekking eller innsnevring av sertifikat:

Dersom noen av forholdene nevnt over og ikke rettet etter 6 mnd. kan bedriften vurdere tilbaketrekking eller innsnevring av sertifikat. 

Alle tilbaketrekkinger og innsnevringer av sertifikat skal evalueres av DSEs klage/anke komite etter behov og ved anmodning fra Daglig leder i DSE. Klage/anke komite skal evaluere graden av avvik/misbruk, om nødvendig skal den sørge for å iverksette en revisjon. DSEs klage/anke komite avgjør også om et sertifikat skal tilbaketrekkes eller innsnevres. Avgjørelsen er endelig. Klage/anke komiteens beslutning om eventuell tilbaketrekking eller innsnevring av sertifikat skal meddeles kunden skriftlig. Videre refereres det til suspensjon av sertifikat samt prosess «Prosedyre for anke» og  «Misbruk av sertifikat og bruk av logo».

Tilbaketrekkingen eller innsnevringen vil være synlig for 3 dje part i databasen www.certsearch.no