Sertifiseringsprosessen
Skrevet fredag 30. desember 2011 av Dovre Sertifisering AS
Bedre konkurranseevne.
I en skjerpet konkurransesituasjon vil dokumenterte og implementerte styringssystemer bli et stadig viktigere hjelpemiddel i kampen om nye oppdrag. Kunder og samfunnet forøvrig setter krav til bedriftsledere om at de skal kunne dokumentere sitt arbeid med kvalitetsstyring og/eller miljøstyring. Systemene blir ledelsens verktøy for å kunne bevise samsvar med krav, det være seg krav i standard, myndighetskrav eller kundepålagte krav.
De internasjonale standardene (ISO 9001, ISO 14001) er i denne sammenheng kjøremaler for hvordan bedriftene skal bygge opp sine systemer for å dokumentere samsvar med krav i standard, fra myndigheter eller kunder.
Mange av våre kunder gir uttrykk for en betryggelse i å ha en ekstern diskusjonspartner som ser virksomheten med friske øyne og som kan bidra til interne forbedringsprosesser.
Sertifikat.
Et sertifikat som utstedes til en bedrift dokumenterer at bedriften har iverksatt og implementert et styringssystem. Sertifikatet kan legges frem for kunder på forespørsel eller benyttes i markedssammenheng på andre måter.
Et sertifikat gir intern trygghet i bedriften - i tillegg til konkurransefortrinn i form av tillit hos kundene.
Sertifiseringsprosessen
Når bedriften vurderer sitt styringssystem til å være sertifiserbart, det vil si at det kan måles samsvar mellom beskrevet system og krav i gjeldende standard, samt at systemet er tatt i bruk i bedriften, kan bedriften søke om sertifisering.
Dovre Sertifisering vil etter mottak av søknadsskjema gi pris på sertifiseringsprosessen. Dersom Dovre Sertifisering AS er den heldige tilbyder lages sertifiseringskontrakt. Nå begynner arbeidet med å vurdere styringssystemet. Avhengig av type bedrift og kompleksitet, så kan denne vurderingen enten foregå ved at Dovre Sertifisering AS vurderer oversendt dokumentasjon opp i mot standardens krav, eller at vi gjennomfører en førrevisjon hos bedriften for å få status på systemet.
Når systemet er funnet å være sertifiserbart gjennomføres "on site" revisjon. Denne gjennomføres av kvalifiserte revisjonsledere og revisorer. Ved første gangs sertifisering vil revisjonslaget alltid bestå av minimum to personer.
Når revisjonen er gjennomført presenteres resultatet og det inngås avtale med bedriften om tidsperiode for lukking av eventuelle avvik.
Når revisjonsleder har verifisert at tiltak er tilfredsstillende implementert og avvik kan lukkes vil det innstilles til styret i Dovre Sertifisering AS som tar den endelige beslutningen om utstedelse av sertifikat.
Etter sertifikatutstedelse er det krav om minimum årlige oppfølgingsbesøk hvor Dovre Sertifisering AS gjennom revisjon hos sertifisert bedrift skal verifisere at styringssystemet fortsatt tilfredsstiller den relevante standards krav slik at sertifiseringen kan opprettholdes. I tillegg skal resertifiseringer gjennomføres hvert tredje år. Dersom det er vesentlige endringer i sertifisert bedrifts organisasjon og/eller aktiviteter plikter bedriften å melde fra om dette til Dovre Sertifisering AS så raskt som mulig da dette vil kunne medføre behov for å gjennomføre oppfølgingsrevisjon.
Dovre Sertifisering AS kan også gjennomføre uanmeldte oppfølgingsbesøk hos sertifisert bedrift dersom 3. part klager eller stiller spørsmål om sertifisert bedrift virkelig tilfredsstiller kravene til å kunne opprettholde sertifiseringen.
Dersom sertifisert virksomhet ikke vedlikeholder og/eller etterlever det etablerte styringssystemet (kvalitet og/eller miljø) på en tilfredsstillende måte har Dovre Sertifisering AS både rett og plikt til å kunne suspendere sertifiseringen for en periode inntil forholdene er rettet opp. Dersom forholdene ikke blir rettet opp innen avtalt periode, eller det er annen form for vesentlig mislighold av sertifiseringen hos sertifisert virksomhet kan Dovre Sertifisering AS kansellere/trekke tilbake sertifiseringen med umiddelbar virkning.
Disse forholdene som gjelder rettigheter og plikter for så vel Dovre Sertifisering AS som for sertifisert virksomhet er beskrevet i kontrakt mellom partene. (Sertifiseringskontrakt.)
Omfanget av sertifiseringen, det vil si den delen av virksomheten som sertifiseringen gjelder for, kan både utvides og reduseres. Utvidelse gjennomføres normalt etter forespørsel fra virksomheten hvor Dovre Sertifisering AS etter en intern gjennomgang av omfanget vil innlemme nytt omfang som en del av årlig oppfølging eller resertifisering. I enkelte tilfeller vil det kunne være behov for en separat revisjon for å utvide omfanget. dette vil i alle tilfeller avklares med kunden.
En reduksjon av sertifiseringsomfanget vil kunne bli gjort ved at sertifisert virksomhet melder fra til Dovre Sertifisering AS om at omfanget må reduseres da enkelte spesifiserte aktiviteter ikke utføres lengre, eksempelvis at bedriften ikke lengre utfører utvikling og konstruksjonsaktiviteter, eller at en spesiell produksjonslinje er avsluttet. Dovre Sertifisering AS vil også kunne kreve reduksjon av omfang dersom revisjonsbesøk og/eller mottatt informasjon fra 3. part bringer opplysninger om at gjeldende sertifiseringsomfang er endret.
